E-Mail Inbox aufräumen mit Google Mail


Das Leben im 21. Jahrhundert bringt bekanntlich eine Menge Risiken und Herausforderungen mit sich: Umweltkatastrophen, die Energiekrise, verstopfte Straßen und Terrorismus sind nur einige davon. Eines der härtesten der Menschheit bekannten Probleme ist vermutlich der sogenannte E-Mail Overkill. Der moderne Netzbürger ist einem permanenten Bombardement von E-Mails ausgesetzt. Nur wenige Erleuchtete, so scheint es, sind dieser Flut gewachsen. Seit einigen Tagen darf auch ich mich zu diesem Kreis von Auserwählten zählen. Wie ist es dazu gekommen?

Vielleicht erinnert sich der ein oder andere Leser an meinen Artikel über Googles neue Priority Inbox. Dort gab es als Illustration einen Screenshot meiner damaligen Google Mail Inbox zu sehen, mit sage und schreibe 2.148 ungelesenen Mails. Jetzt, knappe zwei Monate später, sieht meine Inbox drastisch verändert aus:

Wie man sieht, hat sich die Anzahl der Mails in meiner Inbox auf sechs reduziert, drei davon sind als Important kategorisiert, drei weitere als Starred. Bei allen dieser sechs Nachrichten handelt es sich um Mails mit akutem Handlungsbedarf. Das ist zwar nicht der von Productivity-Geeks vielbeschworene Inbox-Zero Status, aber sehr wohl ein Zustand in dem ich jederzeit überschauen kann, wo ich noch etwas zu tun habe. Alle Mails, bei denen es für mich nichts mehr zu tun gibt, sind entweder im riesigen Archiv verschwunden, oder gelöscht.

Das schlechte Gewissen

Bereits in der Vergangenheit hatte ich Mails, die ich nicht sofort bearbeiten konnte oder wollte, mit einem Stern markiert. Jedoch waren diese dann relativ schnell wieder aus dem sichtbaren Bereich der Inbox verschwunden. Als ich dann für die Priority Inbox freigeschaltet wurde, rückte diese diffuse Wolke aus Verdrängung und schlechtem Gewissen plötzlich wieder in den Vordergrund. Ich fing an, diese Nachrichten aufzuarbeiten und stellte erstaunliches fest: Fast 50 vermeintlich wichtige Nachrichten hatten sich im Laufe der Zeit angesammelt, die meisten davon hatten sich zwischenzeitlich jedoch erledigt. Mir wurde deutlich, dass ich meiner Mail nicht gewachsen war und ich beschloss, diesem Zustand den Krieg zu erklären.

Mailflut ausbremsen

Zunächst galt es, die Strömungsgeschwindigkeit der eingehenden Mailflut zu reduzieren. Da ich das Zurückfolgen neuer Twitter-Follower inzwischen durch SocialOomph automatisiert habe, war es naheliegend, zunächst die Benachrichtigungen über neue Follower auf Twitter zu deaktivieren. Ebenfalls abgestellt habe ich die Facebook-Benachrichtigungen bei Friend-Requests: Ich bin oft genug auf Facebook, um diese auch ohne Mail zeitnah wahrzunehmen.

Als nächstes waren die Newsletter dran. Dutzende E-Mail Newsletter prasseln seit Jahren auf mich ein, von denen ich nur einen Bruchteil überhaupt noch beachte. Von den wertlosen Newslettern suchte ich die Unsubscribe-Links heraus und kündigte das Abonnement. Entgegen des schlechten Rufs von E-Mail Marketing funktionierte das überraschend gut. Danach richtete ich noch einen Filter auf das Keyword Newsletter im Betreff ein, und fügte lediglich zwei Keywords als Ausnahme hinzu, um die beiden von mir noch beachteten Newsletter nicht zu filtern. Alle anderen landen fortan direkt im Papierkorb.

Löschen, archivieren, filtern und optimieren

Nachdem die Voraussetzungen geschaffen waren, gegen die Flut der eingehenden Mails anzuschwimmen, begann ich mit dem Ausmisten. Neu eingehende Mails wurden mehrmals täglich kontrolliert und wenn irgend möglich direkt bearbeitet, archiviert oder gelöscht. Zusätzlich machte ich es mir zur Aufgabe, bei jedem Mailcheck eine Reihe älterer Mails auf die gleiche Art aus der Inbox zu entfernen. Da diese größtenteils schon sehr alt waren, gab es da meist nicht mehr viel zu bearbeiten, nur die Entscheidung zwischen Trash und Archiv musste noch getroffen werden. In diesem Schritt wurde weiter eine Vielzahl neuer Filterregeln angelegt, mit der ich teilweise hunderte Mails auf einen Schlag abarbeiten konnte.

Nach einigen Wochen konsequenter Anwendung dieser Maßnahmen hat meine Inbox nun einen sehr überschaubaren Umfang erreicht, und ich bin zuversichtlich, diesen Zustand auch über längere Zeit aufrecht zu halten. Selbstverständlich ist man bei der Umsetzung dieses Prinzips nicht auf Google Mail angewiesen, denn prinzipiell lässt sich ähnliches mit jedem Mailprogramm oder Webmail Dienst erreichen. Aber die Priority Inbox hat mir verdeutlicht, wie viel vermeintlich Wichtiges in meinem Postfach auf der Strecke bleibt. Der erstklassige Spamfilter und die umfangreichen Filtermöglichkeiten von Google und nicht zuletzt das riesige Archiv, aus dem man mit der Suchfunktion alles leicht wieder hervorholen kann, ermöglichten mir, mein Ziel einer (fast) leeren Inbox relativ leicht zu verwirklichen.

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